W poprzednich artykułach opisaliśmy temat konieczności uzyskiwania zaświadczenia A1 przy podróżach służbowych do krajów UE za granicę z niemieckiego i czeskiego punktu widzenia. W tym artykule opisujemy temat zaświadczeń A1 przy zagranicznych podróżach służbowych z polskiego punktu widzenia.

Jak wskazywaliśmy w poprzednich artykułach, zaświadczenie A1 ma na celu poświadczenie zagranicznym organom ubezpieczeń społecznych z krajów UE, EOG i Szwajcarii, systemowi ubezpieczeń którego państwa podlega pracownik, tj. w którym państwie opłacane są składki ubezpieczeniowe i w którym wypłacane są świadczenia z zakresu ubezpieczeń społecznych. Wydawane jest ono na wniosek przez właściwe organy ubezpieczeń społecznych państwa, którego systemowi ubezpieczeń podlega dana osoba. W Polsce zaświadczenie A1 wydawane jest przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na wniosek pracownika lub na wniosek pracodawcy.

Zaświadczenie A1 powinien mieć nie tylko pracownik oddelegowany do pracy za granicą, ale również pracownik wysyłany w podróż służbową.

W Polsce bardzo ważne jest przy tym, aby wyraźnie zaznaczyć przy składaniu wniosku o wydanie zaświadczenia A1, że chodzi o podróż służbową (najlepiej za pomocą pisma przewodniego z dołączonym poleceniem wyjazdu służbowego), ponieważ sam formularz wniosku sformułowany jest jedynie w odniesieniu do oddelegowania pracowników. Brak zaznaczenia, że chodzi o podróż służbową, może skutkować uznaniem przez organy, że chodzi o oddelegowanie, co ma wpływ na rozliczenie składek i podatku dochodowego.

Należy zwrócić uwagę, iż Sąd Najwyższy wypowiedział się parokrotnie w orzeczeniach, iż wydanie przez ZUS zaświadczenia na formularzach A1 wyklucza uznanie, że pracownicy we wskazanych w nich okresach przebywali w podróżach służbowych (wyrok SN z dnia 14 listopada 2013 r., sygn. II UK 204/13; wyrok SN z dnia 13 stycznia 2015 r., sygn. II UK 205/13). Na skutek takiego rozwoju orzecznictwa ZUS zaznacza obecnie w wydawanych zaświadczeniach, że zostały one wydane w związku z podróżą służbową. Jeśli takiego zaznaczenia Państwa zaświadczenie by nie zawierało, należy koniecznie zwrócić się do ZUS o uzupełnienie informacji.

Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 pracodawca może złożyć:

• osobiście lub przez osobę upoważnioną w dowolnej jednostce ZUS (sprawę przyspieszy jednak złożenie dokumentów w placówce ZUS właściwej dla siedziby płatnika składek – z reguły pracodawcy)
• pocztą do dowolnej jednostki ZUS (najlepiej jednak do placówki ZUS właściwej dla siedziby płatnika składek – z reguły pracodawcy)
• przez Internet, jeśli posiada zarejestrowany profil PUE ZUS

Wniosek nie podlega opłacie.

Wniosek składa się za pomocą formularza, który można pobrać ze strony internetowej ZUS – zus.pl lub z profilu PUE ZUS (usługa „Złożenie dokumentu US-31”). Ostatnia aktualizacja z dnia 07.05.2019.

W przypadku obywatela państwa członkowskiego UE, EOG lub Szwajcarii do wniosku należy dodatkowo załączyć wypełniony formularz US-55 dot. informacji o miejscu zamieszkania.

W przypadku obywatela państwa spoza UE, EOG lub Szwajcarii do wniosku należy dodatkowo załączyć wypełniony formularz US-54 dot. informacji o legalności zamieszkania.

Jeśli ZUS posiada wszystkie informacje konieczne do wydania zaświadczenia A1 wydaje je niezwłocznie. W przypadku wątpliwości zaświadczenie wydawane jest w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej w ciągu dwóch miesięcy od złożenia wniosku.

W przypadku oddelegowania okres, na jaki można otrzymać zaświadczenie A1 nie może być dłuższy niż 12 miesięcy i powinien wynikać z zawartych umów o pracę, umów zlecenia lub kontraktów. W przypadku podróży służbowych konieczne jest uzyskiwanie odrębnego zaświadczenia A1 przed każdą podróżą służbową ze wskazaniem okresu podróży służbowej.

We wniosku wskazuje się sposób odebrania zaświadczenia. Można to zrobić osobiście lub przez osobę upoważnioną we wskazanej we wniosku jednostce ZUS, pocztą lub przez portal PUE ZUS (jeśli wnioskodawca dysponuje tym profilem). Jeśli zaświadczenie A1 nie zostanie odebrane w terminie 14 dni od dnia jego wystawienia, mimo dyspozycji osobistego odbioru, ZUS wyśle je pocztą na adres wnioskodawcy. W przypadku odmowy wydania zaświadczenia A1 wnioskodawca otrzymuje decyzję, od której może złożyć odwołanie do sądu, zgodnie z pouczeniem zawartym w decyzji.

W przypadkach pilnych, jeśli nie jest możliwe otrzymanie zaświadczenia A1 przed rozpoczęciem podróży służbowej, należy przynajmniej złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia A1 przed jej rozpoczęciem. Pracownik powinien w trakcie podróży służbowej móc okazać złożony wniosek, najlepiej z potwierdzeniem przyjęcia w jednostce ZUS lub z potwierdzeniem wysłania pocztą lub poprzez PUE ZUS.

Wnioski:

Również w Polsce konieczne jest uzyskiwanie zaświadczenia A1 w sytuacji wysyłania pracownika w podróż służbową za granicę. Ponieważ wniosek o wydanie zaświadczenia A1 sformułowany jest jedynie w odniesieniu do oddelegowania pracowników, należy wyraźnie zaznaczyć, że wniosek składany jest w związku z podróżą służbową pracownika. Brak takiego wyraźnego wykazania, może stanowić podstawę do przyjęcia, że pracownik został oddelegowany, co może wiązać się z konsekwencjami w zakresie prawidłowości rozliczenia składek i podatku dochodowego – diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika wypłacone w okresie poświadczonym przez ZUS na formularzu A1 przy uznaniu, że chodzi o oddelegowanie, a nie podróż służbową nie będą wyłączone z podstawy wymiaru składek, co będzie miało wpływ na wysokość składek oraz wysokość podatku dochodowego.

Chętnie pomożemy Państwu przy prawidłowym złożeniu wniosku i uzyskaniu zaświadczenia A1.