In den letzten Artikeln haben wir das Thema der Notwendigkeit der Beschaffung von A1 Bescheinigungen bei Dienstreisen ins EU-Ausland aus deutscher und tschechischer Sicht beschrieben. In diesem Artikel schreiben wir über Geschäftsreisen aus polnischer Sicht.
Wie wir in früheren Artikeln hingewiesen haben, soll die A1 Bescheinigung den ausländischen Sozialbehörden aus der EU-, EWR-Länder und Schweiz bescheinigen, welches Sozialsystem für einen Arbeitnehmer zuständig ist, d.h. wo die SV-Beiträge bezahlt sind und die SV-Leistungen ausgezahlt werden. Sie ist auf Antrag durch die zuständigen SV-Behörden des Staates, dessen Sozialsystem sich auf die konkrete Person bezieht, erteilt. In Polen wird die A1 Bescheinigung durch das Sozialversicherungsamt (ZUS) auf Antrag des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers ausgestellt.
Die A1 Bescheinigung soll nicht nur der ins Ausland entsendete Arbeitnehmer besitzen, sondern auch der in die Dienstreise delegierte Arbeitnehmer.
In Polen ist dabei besonders wichtig, deutlich bei der Antragstellung zu bemerken, dass es sich um eine Dienstreise handelt (am besten durch zusätzliches Schreiben mit beigefügten Dienstreisebefehl). Das Formular des A1 Bescheinigungsantrages wurde bisher nur für die Entsendung von Arbeitnehmern formuliert. Eine fehlende Bemerkung, dass es sich um Dienstreise handelt, kann zur Feststellung der Behörden führen, dass es um Entsendung geht. Dies hätte wiederum einen Einfluss auf die SV-Beiträge- und Lohnsteuerabrechnung.
Das Oberste Gericht hat in einigen Urteilen betont, dass die Erteilung der A1 Formulare vom SV-Amt eine Dienstreise auschhließt (Urteil OG vom 14. November 2013, A.Z. II UK 204/13; Urteil vom 13. Januar 2015, A.Z. II UK 205/13). Im Zusammenhang mit dieser Entwicklung der Rechtssprechung macht das SV-Amt in seinen aktuellen Bescheinigungen eine Anmerkung, dass sie auf Basis einer Dienstreise erteilt wurden. Sofern Ihre Bescheinigung diese Anmerkung nicht aufführt, sollten Sie unbedingt beim SV-Amt eine Ergänzung beantragen.
Der Arbeitgeber darf den Antrag auf A1 Bescheinigung auf folgende Weisen einreichen:
Der Antrag ist gebührenfrei.
Der Antrag wird auf einem Formular eingereicht. Das Formular kann von der Internetseite des SV-Amtes zus.pl oder von Profil PUE ZUS herunterladen (Dienst „Einreichung des Dokuments US-31”). Letzte Aktualisierung vom 07.05.2019.
Im Fall eines Staatsbürgers des EU-, EWR-Mitgliedstaates oder der Schweiz sollte zusätzlich zum Antrag das ausgefüllte Formular US-55 wg. Wohnort beigefügt sein.
Im Fall von Staatsbürgern außerhalb der EU-, EWR-Mitgliedstaaten oder Schweiz sollte dem Antrag zusätzlich das ausgefüllte Formular US-54 wg. Legalität des Aufenthaltes beifügt sein.
Sofern dem SV-Amt alle Informationen zur Erteilung der A1 Bescheinigung zur Verfügung stehen, wird sie sofort erteilt. In erklärungsbedürftigen Fällen wird die Bescheinigung innerhalb eines Monats und bei besonders komplizierten Fällen innerhalb von zwei Monaten ab Antragsstellung erteilt.
Im Fall der Entsendung kann man die A1 Bescheinigung für maximal 12 Monate erhalten. Die Zeit der Entsendung soll in abgeschlossenen Arbeitsverträgen, Dienstverträgen oder Kontrakten bestätigt sein. Im Fall der Dienstreisen muss vor jeder Dienstreise eine separate A1 Bescheinigung beantragt werden. Es soll jeweils den Zeitraum der Dienstreise gegeben werden.
Im Antrag wird auch die Abholungsart vermerkt. Die Bescheinigung kann persönlich oder durch befugte Person in angemeldeter SV-Amt-Einheit, per Post bzw. per Portal PUE ZUS abgeholt werden. Wird die A1 Bescheinigung nicht innerhalb von 14 Tagen ab dem Tag der Ausstellung abgeholt, sendet das SV-Amt die Bescheinigung an die Adresse des Antragstellers. Bei Absage der Erteilung der A1 Bescheinigung bekommt der Antragsteller den Bescheid. Er darf sich zum Gericht nach Belehrung im Bescheid abberufen.
In dringenden Fällen, wenn die A1 Bescheinigung vor Beginn der Dienstreise nicht erhalten werden kann, sollte wenigstens der Antrag auf Erteilung der A1 Bescheinigung vor Beginn der Dienstreise eingereicht sein. Der Arbeitnehmer soll diesen Antrag während der Dienstreise bei sich tragen, am besten mit Einreichungsbestätigung der SV-Amt-Einheit bzw. Bestätigung der Sendung per Post oder per PUE ZUS.
Fazit:
Auch in Polen ist die Beschaffung der A1 Bescheinigungen bei Dienstreisen des Arbeitnehmers ins Ausland nötig. Da der Antrag auf A1 Bescheinigung nur für die Form der Entsendung formuliert ist, muss deutlich notiert werden, dass es sich um eine Dienstreise handelt. Kein deutlicher Vermerk kann zur Feststellung der Behörden führen, dass es sich um eine Entsendung handelt. Dies könnte unvorteilhafte Konsequenzen wegen nicht korrekten SV-Beiträgen- und Lohnsteuerabrechnungen verursachen – Spesen und andere Forderungen des Arbeitnehmers aus der Dienstreise, die für den in der A1 Bescheinigung bestätigten Zeitraum ausgezahlt wurden, wären bei der Entsendung aus der SV-Beitragsabrechnungsgrundlage nicht entnommen, was einen Einfluss auf Höhe der Beiträge und Lohnsteuer hätte.
Wir unterstützen Sie gern bei der Antragstellung und Beschaffung von A1 Bescheinigung. Rufen Sie uns einfach an.